Nordflow ordbog
Godkendelsesflow
Hvad er et Godkendelsesflow?
Introduktion
Et godkendelsesflow erstatter bunker af papirfakturaer på skrivebordet og usikre godkendelser via e-mail. Det er den digitale, foruddefinerede proces, som en faktura skal følge for at blive korrekt godkendt til betaling og bogføring. Flowet fungerer som virksomhedens digitale vagthund og interne postsystem i ét, der sikrer, at hver udgift bliver set og valideret af de rigtige personer, før pengene forlader kontoen. Flowet definerer, hvem der skal godkende, i hvilken rækkefølge, og under hvilke betingelser. Formålet er at implementere en robust intern kontrol, eliminere manuelle fejl og uretmæssige betalinger, og skabe fuld gennemsigtighed i virksomhedens udgifter.
Dybdegående Forklaring: Fra Simpelt til Avanceret
Godkendelsesflows kan designes til at matche enhver virksomheds størrelse og kompleksitet, lige fra den lille start-up til den store, internationale koncern.
Simpelt Flow: Én bestemt person (f.eks. direktøren) skal godkende alle fakturaer. Dette fungerer fint i en lille virksomhed, men bliver hurtigt en flaskehals, når virksomheden vokser og direktøren drukner i administrative opgaver.
Afdelingsbaseret Flow: Fakturaer sendes til godkendelse hos den relevante afdelingsleder. En IT-faktura går til IT-chefen, en marketingfaktura til marketingchefen. Det sikrer, at godkendelsen foretages af den person, der har den faglige viden til at vurdere købet. Det giver samtidig afdelingslederne ejerskab og ansvar for deres eget budget.
Projektbaseret Flow: Essentielt for projektorienterede virksomheder (f.eks. i byggebranchen, rådgivning eller bureauer). Fakturaer relateret til et specifikt projekt sendes til projektlederen, som bedst kan vurdere, om udgiften er inden for projektets rammer og budget.
Beløbsbaseret Flow (Multilags-godkendelse): En intelligent måde at differentiere kontrollen. Fakturaer under 5.000 kr. kan godkendes af en afdelingsleder alene, mens fakturaer over 5.000 kr. også kræver godkendelse fra en direktør. Dette implementerer "fire-øjne-princippet" på større beløb, uden at det forsinker de små, dagligdags udgifter.
Parallel Godkendelse: Flere personer kan godkende samtidigt for at fremskynde processen. Hvis en udgift deles mellem to afdelinger, kan begge afdelingsledere godkende parallelt, i stedet for at skulle vente på hinanden. Det eliminerer unødig ventetid.
Hvorfor er et Effektivt Godkendelsesflow Vigtigt?
Implementeringen af et digitalt godkendelsesflow er ikke bare en administrativ lettelse; det er en strategisk forbedring af virksomhedens drift og sikkerhed.
Kontrol og Sikkerhed: Et stramt styret flow sikrer, at kun legitime og korrekte udgifter bliver betalt. Det minimerer risikoen for både interne fejl og ekstern svindel, såsom falske fakturaer eller dobbeltbetalinger. Det er virksomhedens første og bedste forsvarslinje mod økonomisk tab.
Fuld Sporbarhed: Giver et uigendriveligt og detaljeret revisionsspor, der viser præcis, hvem der har set, kommenteret og godkendt en faktura, og hvornår det er sket. Denne sporbarhed er afgørende dokumentation for både den interne ledelse og den eksterne revision, og den fjerner enhver tvivl om processen bag en betaling.
Effektivitet og Omkostningsreduktion: Strømliner processen, undgår fysiske flaskehalse og sikrer, at fakturaer bliver betalt til tiden. Dette hjælper ikke kun med at undgå dyre rykkergebyrer, men kan også give mulighed for at udnytte rabatter ved hurtig betaling. Den sparede tid i bogholderiet kan i stedet bruges på mere værdiskabende analyser.
Økonomisk Indsigt og Forudsigelighed: Giver bogholderiet og ledelsen et realtidsoverblik over, hvor fakturaer befinder sig i processen, og hvor meget der er afventende til godkendelse. Denne indsigt er guld værd for likviditetsstyring og gør det muligt at forudsige kommende udgifter mere præcist.
Fleksible og Automatiserede Godkendelsesflows med Nordflow
Nordflow er bygget op omkring idéen om at gøre godkendelsesflows nemme, fleksible og fuldautomatiserede, så teknologien tilpasser sig din virksomhed – ikke omvendt.
Skræddersyede Regler: I Nordflow kan du nemt opsætte avancerede regler baseret på leverandør, beløb, dimensioner (afdeling/projekt) eller endda specifikke ord eller referencenumre i fakturateksten. Dette giver en uovertruffen fleksibilitet til at designe et flow, der passer præcist til jeres interne politikker.
Automatisering der frigør tid: Opsæt regler for automatisk godkendelse af f.eks. tilbagevendende faste udgifter (husleje, abonnementer). Det fjerner de mest rutineprægede opgaver fuldstændigt. Det transformerer bogholderiets rolle fra reaktiv dataindtastning til proaktiv kontrol og analyse, så du kan fokusere på det, der kræver din opmærksomhed.
Godkend på farten: Med Nordflow-appen kan fakturaer godkendes fra sofaen, lufthavnen eller byggepladsen. Det fjerner de klassiske flaskehalse og sikrer, at processen aldrig går i stå, bare fordi nøglepersoner ikke er ved deres skrivebord. En forsinket godkendelse er ikke længere en hindring for en rettidig betaling.
Fuld Transparens og Bedre Samarbejde: Alle i processen kan se fakturaens status, kommentarer og historik i realtid. Det eliminerer forstyrrende e-mails og telefonopkald med spørgsmål som "har du set den her faktura?". Det skaber en mere gnidningsfri og transparent kommunikation på tværs af afdelinger.
Relaterede Termer
Start jeres rejse mod effektiv fakturabehandling
