Hvad er Multilags-godkendelse?

Introduktion

Multilags-godkendelse (eller godkendelse i flere lag) er en avanceret og dynamisk type af godkendelsesflow, hvor antallet og typen af påkrævede godkendere afhænger af fakturaens beløb og potentielle risiko. Det er en intelligent metode til at differentiere og skræddersy den interne kontrol, så små, tilbagevendende og lav-risiko udgifter kan behandles hurtigt og effektivt, mens store, strategiske og potentielt risikable udgifter underlægges en skærpet, flerleddet kontrolproces. Man bevæger sig væk fra en "one-size-fits-all" tilgang og implementerer i stedet en risikobaseret model, der afspejler virksomhedens reelle behov for kontrol.

Dybdegående Forklaring: Eksempel på et flow

Et typisk flow for multilags-godkendelse kan se således ud for en medarbejder i marketingafdelingen. Hvert lag er defineret af en beløbsgrænse, der udløser et specifikt godkendelseskrav, som afspejler udgiftens betydning.

• Lag 1 (Fakturaer op til 5.000 kr.):

  • Eksempler: Daglige driftsudgifter som f.eks. fornyelse af softwareabonnementer, køb af kontorartikler, eller en mindre annonce på sociale medier.

  • Flow: Kræver kun godkendelse fra den nærmeste leder, f.eks. Marketingchefen. Formålet er at give afdelingslederen autonomi til at styre sit daglige budget uden at involvere topledelsen i småbeløb.

• Lag 2 (Fakturaer mellem 5.001 kr. og 25.000 kr.):

  • Eksempler: Større, men stadig operationelle, udgifter som f.eks. betaling til et marketingbureau for en kampagne, indkøb af nyt computerudstyr til afdelingen, eller deltagelse i en branchekonference.

  • Flow: Kræver godkendelse fra både Marketingchefen (for at bekræfte det faglige behov) OG Økonomichefen (CFO) (for at bekræfte at udgiften er inden for det samlede budget). Godkendelsen sker typisk sekventielt: marketingchefen godkender først, hvorefter fakturaen automatisk videresendes til CFO'en.

• Lag 3 (Fakturaer over 25.000 kr.):

  • Eksempler: Strategiske og kapitalkrævende investeringer som f.eks. en stor årlig sponsoraftale, indkøb af et nyt CRM-system til hele virksomheden, eller ansættelse af et dyrt, eksternt konsulentfirma.

  • Flow: Kræver godkendelse fra Marketingchefen, Økonomichefen (CFO) OG Direktøren (CEO). Dette tre-lags flow sikrer, at store finansielle forpligtelser har fuld opbakning fra både det faglige, det økonomiske og det strategiske ledelsesniveau.

Dette sikrer, at topledelsens tid kun bruges på de beslutninger, der har størst økonomisk og strategisk betydning for virksomheden.

Hvorfor er Multilags-godkendelse Vigtigt?

Implementering af multilags-godkendelse er et strategisk valg, der styrker virksomheden på flere fronter.

• Forbedret Intern Kontrol: Det er den mest effektive måde at implementere "fire-øjne-princippet" (eller "seks-øjne-princippet") på økonomisk vigtige transaktioner. Ved at kræve flere godkendelser for store beløb reduceres risikoen for fejl, svindel og uautoriseret forbrug markant. Det forhindrer, at en enkelt person kan gennemføre en stor, potentielt skadelig betaling på egen hånd.

• Effektiv Ressourceallokering: Ledere og direktører undgår at blive en flaskehals ved at skulle godkende snesevis af små, dagligdags udgifter. Deres tid og opmærksomhed frigøres fra lav-værdi administrative opgaver og kan i stedet fokuseres på strategisk analyse, forretningsudvikling og håndtering af de udgifter, der reelt påvirker bundlinjen.

• Intelligent Skalerbarhed: Systemet er designet til at vokse med virksomheden. Når en virksomhed vokser, tilføjes nye afdelinger, ledelseslag og budgetansvarlige. Med et digitalt multilags-system kan godkendelsesreglerne nemt justeres og udvides til at afspejle den nye organisationsstruktur. Det er en fremtidssikret løsning, der kan tilpasses uden at skulle ændre den grundlæggende, effektive proces.

• Tydeligt Ansvar og Ejerskab: Systemet skaber krystalklare ansvarslinjer. Hver leder ved præcis, hvilke udgifter de har bemyndigelse til at godkende. Dette fremmer en kultur af budgetansvar og ejerskab i de enkelte afdelinger, da lederne bliver mere bevidste om deres afdelings forbrug, når de aktivt skal godkende det.

Opsætning af Multilags-godkendelse i Nordflow

Nordflows fleksible regelmotor er designet til at gøre opsætningen af selv komplekse multilags-flows enkel og intuitiv.

• Intuitive "HVIS-SÅ"-Regler: Du kan opbygge logiske regler uden behov for kodning. For eksempel: "HVIS beløb er større end 5000 DKK OG mindre end 25000 DKK, SÅ send til godkendelse hos [Person A] OG DEREFTER hos [Person B]". Systemet guider dig gennem processen.

• Avanceret Kombination af Kriterier: Den virkelige styrke ligger i at kombinere beløbsgrænser med andre dynamiske kriterier. Du kan for eksempel oprette en regel, der siger: "For IT-afdelingen, HVIS en faktura er over 10.000 DKK for 'Hardware' OG leverandøren IKKE er på listen over 'Godkendte Leverandører', SÅ skal den, udover IT-chefen, OGSÅ godkendes af CFO'en". Denne granularitet giver mulighed for en ekstremt præcis og risikobaseret styring.

• Fuld Automatisering: Når reglerne er sat op én gang, arbejder systemet for dig. Nordflow analyserer automatisk hver indgående faktura og dirigerer den gennem det korrekte, foruddefinerede flow uden behov for manuel indgriben. Det sikrer, at jeres interne politikker altid overholdes, 100% af tiden.

Relaterede Termer

• Godkendelsesflow

• Parallel godkendelse

• Automatisk godkendelse

• Intern kontrol