Hvad er et Kommentarspor?

Introduktion

Et kommentarspor er en funktion i et digitalt bilagssystem, der gør det muligt for brugere at tilføje, læse og besvare kommentarer direkte på det enkelte bilag. Det fungerer som en intern chat-tråd, der er knyttet specifikt til én faktura, ét udlæg eller én kvittering.

Dybdegående Forklaring: Problemet det løser

Før digitale kommentarspor foregik kommunikation om bilag ofte via separate kanaler:

• Løsrevne e-mails frem og tilbage ("Hej Peter, hvorfor er denne faktura så høj?")

• Telefonopkald ("Mette, kan du huske hvad vi aftalte om denne leverandør?")

• Fysiske post-it sedler på papirfakturaen ("Til godkendelse hos Jens").

Disse metoder er ineffektive, og dokumentationen går tabt. Et kommentarspor løser dette ved at samle al dialog og kontekst ét centralt sted: på selve bilaget.

Hvorfor er et Kommentarspor Vigtigt?

• Kontekstbevarelse: Al kommunikation og alle beslutninger relateret til en faktura gemmes sammen med fakturaen. Det er nemt at gå tilbage og se, hvorfor en faktura blev godkendt eller afvist.

• Effektiv Kommunikation: I stedet for at skulle skrive en mail og vedhæfte fakturaen, kan man blot @-mention'e en kollega i kommentarsporet. Kollegaen modtager en notifikation med et direkte link til bilaget.

• Færre Misforståelser: Samler dialogen og reducerer risikoen for, at information går tabt mellem forskellige platforme. Alle involverede har adgang til den samme samtalehistorik.

• Dokumentation: Kommentarsporet bliver en del af det samlede revisionsspor og fungerer som værdifuld dokumentation for de overvejelser, der ligger bag godkendelsesprocessen.

Kommunikation med Kommentarspor i Nordflow

Nordflow har et fuldt integreret kommentarspor på alle bilag.

• Direkte Dialog: Brugere kan skrive kommentarer, stille spørgsmål og tagge kolleger direkte i Nordflow-interfacet, både på web og i mobil-appen.

• Notifikationer: Når du bliver @-mentioned i en kommentar, modtager du en notifikation, så du hurtigt kan reagere.

• En Del af Historikken: Hele samtalen gemmes permanent sammen med bilaget i bilagsarkivet. Det er uvurderlig viden for fremtiden, f.eks. ved den næste revision eller hvis der opstår spørgsmål til en gammel faktura.

• Strømliner Godkendelser: En godkender kan hurtigt afklare tvivlsspørgsmål med bogholderiet eller en kollega direkte på bilaget, før der trykkes "godkend".

Relaterede Termer

• Godkendelsesflow

• Revisionsspor

• Workflow automation

• Digitalisering