Nordflow ordbog
Bilagsscanning
Hvad er Bilagsscanning?
Introduktion
Bilagsscanning er processen, hvor man omdanner et fysisk papirbilag (som en faktura eller en kvittering) til et digitalt format, typisk en billedfil (JPG/PNG) eller en PDF-fil. Dette er det første, afgørende skridt i rejsen mod et digitalt og automatiseret bogholderi, da det gør bilaget tilgængeligt for elektronisk behandling.
Dybdegående Forklaring: Metoder til Scanning
Der er flere måder at scanne bilag på i en moderne virksomhed:
Mobilscanning: Den mest fleksible metode, hvor man bruger kameraet i en smartphone til at tage et billede af bilaget. Dette er ideelt til kvitteringer og medarbejderudlæg på farten.
E-mail scanning: Mange virksomheder modtager PDF-fakturaer via e-mail. Ved at videresende disse til en unik e-mailadresse, kan de sendes direkte ind i et bilagssystem.
Desktop Scanner: En traditionel fladbed- eller dokumentscanner på kontoret, som kan håndtere større mængder af papirpost.
Scanningsbureau: For virksomheder med meget store mængder papirpost, kan et eksternt bureau stå for at åbne, scanne og digitalisere al post.
Hvorfor er Bilagsscanning Vigtigt?
Fjerner Papir: Reducerer fysisk rod, omkostninger til opbevaring og behovet for at flytte papirer mellem medarbejdere og bogholder.
Grundlag for Automatisering: Et digitalt bilag er en forudsætning for at kunne bruge teknologier som OCR til automatisk dataudtræk.
Øget Tilgængelighed: Et digitalt bilag kan tilgås af relevante medarbejdere (f.eks. godkendere) overalt og når som helst.
Sikkerhed og Backup: Digitale bilag kan let sikkerhedskopieres i skyen, hvilket beskytter mod brand, vandskade eller tab.
Overholdelse af Lovkrav: Den nye bogføringslov stiller krav om digital opbevaring af bilag, hvilket gør bilagsscanning essentielt.
Bilagsscanning gjort simpelt med Nordflow
Nordflow tilbyder flere nemme måder at få dine bilag ind i systemet på:
Mobil App: Med Nordflow-appen tager medarbejdere blot et billede af deres kvitteringer og sender dem afsted. Appen hjælper med at beskære og optimere billedkvaliteten.
Unik E-mailadresse: Hver Nordflow-konto har en unik e-mailadresse. Videresend PDF-fakturaer til denne mail, og de lander direkte i din digitale indbakke i Nordflow, klar til behandling.
Relaterede Termer
Start jeres rejse mod effektiv fakturabehandling
