Hvad er et Bilagsarkiv?

Introduktion

Et bilagsarkiv er den samling af bilag (fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer etc.), som en virksomhed skal opbevare som dokumentation for sit regnskab. Traditionelt bestod dette af fysiske mapper og ringbind, men i dag er et digitalt bilagsarkiv i skyen blevet standarden for moderne virksomheder.

Dybdegående Forklaring: Krav til Opbevaring

Den Nye Bogføringslov

Med den nye bogføringslov, der trådte i kraft 1. juli 2022, er kravene til bilagsarkivering blevet skærpet og digitaliseret. De vigtigste punkter er:

• Digital Opbevaring: Langt de fleste virksomheder er nu forpligtet til at opbevare deres bilag digitalt. Fysiske bilag skal scannes og gemmes.

• Opbevaringsperiode: Regnskabsmateriale, inklusiv alle bilag, skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

• Sikkerhed: Opbevaringen skal ske på en sikker måde, hvor bilagene ikke kan ændres, slettes eller gå tabt. Der skal løbende tages backup.

• Tilgængelighed: Bilagene skal kunne findes frem og gøres tilgængelige for myndighederne (f.eks. SKAT) på anmodning.

Hvad er et sikkert bilagsarkiv?

Det betyder, at en mappe på en lokal computer eller en almindelig cloud-tjeneste som Dropbox/Google Drive ikke nødvendigvis er tilstrækkelig. Der kræves et system, der sikrer mod sletning og ændring og har en systematisk backup-procedure.

Hvorfor er et Digitalt Bilagsarkiv Vigtigt?

• Lovoverholdelse: Det er afgørende for at overholde den nye bogføringslov og undgå sanktioner.

• Pladsbesparelse: Fjerner behovet for fysiske arkivskabe og -rum.

• Effektivitet og Søgbarhed: Gør det lynhurtigt at finde et specifikt bilag frem. Du kan søge på dato, leverandør, beløb eller endda fritekst i bilaget.

• Sikkerhed: Beskytter dine data mod brand, tyveri og vandskade. Med et cloud-baseret system er dine data sikre, selv hvis din computer går ned.

Nordflow som dit Digitale Bilagsarkiv

Nordflow er mere end blot en behandlingsplatform; det er også dit sikre og lovpligtige bilagsarkiv.

• Automatisk Arkivering: Hvert bilag, der behandles i Nordflow, bliver automatisk gemt i dit digitale arkiv i skyen.

• Høj Sikkerhed: Nordflow opbevarer dine data på sikre servere med løbende backup, hvilket lever fuldt op til bogføringslovens krav.

• Avanceret Søgning: Den kraftfulde søgefunktion lader dig finde ethvert bilag på sekunder, hvilket sparer enorm tid ved afstemning, revision eller spørgsmål.

Relaterede Termer

• Bogføringsloven (ny)

• Bilag

• Digitalisering

• Cloud Computing

• Datasikkerhed