Hvad er Udlægshåndtering?

Introduktion

Udlægshåndtering (på engelsk: Expense Management) er den samlede forretningsproces, en virksomhed anvender til systematisk at indsamle, kontrollere, godkende, bogføre og refundere de udgifter, som medarbejdere har haft på virksomhedens vegne. En velfungerende udlægshåndteringsproces dækker hele rejsen for et udlæg: fra det øjeblik en medarbejder foretager et køb og modtager en kvittering, til udgiften er korrekt registreret i regnskabet, og pengene er sikkert refunderet til medarbejderens konto. I sin essens handler det om at omdanne en kaotisk strøm af små papirbilag til en struktureret, kontrolleret og effektiv digital arbejdsgang.

Dybdegående Forklaring: Den Manuelle vs. Den Digitale Proces

Der er en verden til forskel på den traditionelle, manuelle proces, som mange virksomheder stadig kæmper med, og en moderne, digital tilgang til udlægshåndtering. Forskellen kan måles i spildte timer, frustration og tabt datakvalitet.

• Den Manuelle Proces (ofte med papir og Excel): Denne proces er en lang kæde af manuelle, usammenhængende og ineffektive trin.

  1. Indsamling: Medarbejderen samler sine fysiske papirkvitteringer – den krøllede parkeringsbillet, den kaffeplettede frokostkvittering – i sin pung, på skrivebordet eller i en tilfældig kuvert. Hver kvittering er en tikkende bombe af potentielt tabt information.

  2. Afregning: En gang om måneden, typisk under tidspres, finder medarbejderen kvitteringerne frem. De, der ikke er blevet væk eller er blevet ulæselige, bliver nu møjsommeligt tapet fast på et stykke A4-papir eller spredt ud på en scanner.

  3. Indtastning: Medarbejderen åbner et Excel-ark (en "udlægsafregning") og begynder den manuelle indtastning: dato, beløb, moms, forhandler og beskrivelse for hver enkelt kvittering. Processen er fejlbehæftet og tidskrævende.

  4. Godkendelse: Det udfyldte Excel-ark og de scannede papirer sendes nu via intern post eller i en lang e-mail-tråd til den nærmeste leder. Lederen skal nu bruge sin dyrebare tid på at krydsverificere hver linje i Excel-arket mod den vedhæftede kvittering. Processen er uklar, og det er svært at spore, hvor afregningen befinder sig.

  5. Bogføring: Efter en eventuel godkendelse videresendes det hele til bogholderiet. Her starter processen forfra: En bogholder skal nu manuelt indtaste alle oplysningerne fra Excel-arket ind i virksomhedens regnskabssystem.

  6. Resultat: En ekstremt langsom, ineffektiv og demotiverende proces, der er fyldt med risiko for fejl, tabte bilag og frustration hos både medarbejdere, ledere og i bogholderiet.

• Den Digitale Proces (med et system som Nordflow): Den digitale proces transformerer hvert trin til en hurtig, intelligent og automatiseret handling.

  1. Digital Indfangning i Real-tid: Medarbejderen tager et billede af kvitteringen med sin smartphone umiddelbart efter købet. Det tager 10 sekunder. Det digitale billede er nu det gyldige bilag, og papirkvitteringen kan smides væk i henhold til den nye bogføringslov.

  2. Automatisk Dataudtræk: Appen bruger avanceret OCR-teknologi (Optical Character Recognition) til intelligent at aflæse og fortolke data som forhandler, dato og beløb direkte fra billedet. Medarbejderen slipper for al manuel indtastning.

  3. Digital Indsendelse og Mobil Godkendelse: Medarbejderen tilføjer eventuelt en note, vælger et projekt og sender udlægget afsted digitalt med et enkelt tryk. Lederen modtager en notifikation på sin telefon og kan se både data og kvittering og godkende udlægget med et swipe, uanset hvor vedkommende befinder sig.

  4. Automatisk Bogføring: Det godkendte udlæg overføres automatisk til regnskabssystemet som en færdigkonteret kladde med alle nødvendige data og det digitale bilag vedhæftet.

  5. Resultat: En proces, der tager få minutter i stedet for timer. En proces, der er fuldt sporet, transparent, papirløs og sikrer en langt højere datakvalitet fra start til slut.

Hvorfor er Digital Udlægshåndtering Vigtigt?

Overgangen til en digital løsning er en investering, der giver et markant afkast på tværs af hele organisationen.

• Massiv Tidsbesparelse: Den mest umiddelbare gevinst. Medarbejderen sparer tid på administration, lederen sparer tid på godkendelse, og bogholderiet sparer enorme mængder tid på indtastning, afstemning og arkivering. Den samlede tidsbesparelse kan ofte tælles i hele arbejdsdage hver eneste måned.

• Eliminering af Fejl og Øget Datakvalitet: Automatisering af dataudtræk og bogføring minimerer risikoen for de menneskelige fejl, der uundgåeligt opstår ved manuel indtastning. Dette sikrer et mere præcist regnskab og et korrekt momsfradrag.

• Effektiv Håndhævelse af Virksomhedens Politikker: Et digitalt system kan konfigureres til automatisk at håndhæve virksomhedens udlægspolitikker. Det kan advare, hvis en medarbejder overskrider en beløbsgrænse for forplejning, eller det kan automatisk sende dyre udlæg til en ekstra godkendelse. Dette sikrer bedre omkostningsstyring og fjerner behovet for akavede samtaler.

• Hurtigere Refusion og Øget Medarbejdertilfredshed: En smidig og hurtig proces betyder, at medarbejderne får deres penge tilbage hurtigere. Dette signalerer, at virksomheden respekterer medarbejderens tid og udlæg, hvilket har en direkte positiv effekt på motivation og medarbejdertilfredshed.

• Strategisk Overblik i Real-tid: Når udgifterne registreres løbende i stedet for i månedlige bundter, får ledelsen et langt mere præcist og ajourført billede af virksomhedens reelle omkostninger. Dette muliggør bedre budgetopfølgning, mere præcis prissætning af projekter og hurtigere reaktion på uforudsete udgifter.

• 100% Digital Dokumentation og Compliance: En digital løsning sikrer, at alle bilag gemmes digitalt, sikkert og sporbart i skyen. Dette er ikke kun praktisk; det er et krav i den nye bogføringslov. Ved en eventuel revision fra SKAT er al dokumentation samlet og tilgængelig med få klik.

Nordflow er din Komplette Løsning til Udlægshåndtering

Nordflow tilbyder en brugervenlig og kraftfuld løsning, der er designet til at håndtere hele processen for udlægshåndtering.

• Intuitiv Mobil-app: Vores app til iOS og Android er designet til at være så simpel, at den ikke kræver oplæring. Det gør det legende let for alle medarbejdere at indsende deres udlæg korrekt hver gang.

• Fleksible Godkendelsesflows: Du kan opsætte de samme intelligente og avancerede godkendelsesregler for udlæg, som du bruger for leverandørfakturaer, herunder multilags- og parallel godkendelse.

• Øjeblikkelig Refusion med Nordpay: Glem alt om at skulle vente på den månedlige lønkørsel for at få penge retur. Med Nordpay bliver refusion af udlæg en hurtig og smertefri proces:

  • Direkte til Betaling: Så snart et udlæg er endeligt godkendt, lander det automatisk i Nordpays betalings-dashboard side om side med almindelige leverandørfakturaer.

  • Ingen Ventetid: Bogholderiet kan inkludere refusionen i den næste daglige eller ugentlige betalingskørsel. Der er ikke længere en kunstig forsinkelse til lønperiodens afslutning.

  • Hurtige Penge, Glade Medarbejdere: Medarbejderen modtager sine penge på kontoen få dage efter, udlægget er godkendt. Denne hurtighed er en konkret og mærkbar fordel, der øger medarbejdertilfredsheden og signalerer en moderne, effektiv virksomhed.

Relaterede Termer

• Udlæg

• Kvittering

• Rejseafregning

• Diæter

• Firmakort