Nordflow ordbog
Firmakort
Hvad er et Firmakort?
Introduktion
Et firmakort, også kaldet et virksomhedskort eller et corporate card, er et betalingskort (typisk et debet- eller kreditkort), der er udstedt direkte til en virksomhed og ofte er tilknyttet en specifik medarbejder. Kortet bruges til at betale for forretningsrelaterede udgifter, så medarbejderen slipper for at skulle lave private udlæg. Alle transaktioner foretaget med et firmakort bliver trukket direkte fra virksomhedens bankkonto eller faktureret samlet til virksomheden.
Dybdegående Forklaring: Formål og Fordele
Hovedformålet med at udstyre medarbejdere med firmakort er at adskille private og forretningsmæssige udgifter og at strømline udgiftsprocessen.
Fordele for Medarbejderne:
Ingen Private Udlæg: Medarbejderen slipper for at skulle bruge sine egne penge og vente på refusion. Dette er især en fordel for medarbejdere med mange rejse- eller repræsentationsudgifter.
Bekvemmelighed: Det er nemt og hurtigt at betale for udgifter på farten.
Fordele for Virksomheden:
Centraliseret Overblik: Alle transaktioner samles på én enkelt konto eller faktura fra kortudstederen. Dette giver et centralt og øjeblikkeligt overblik over medarbejdernes forbrug.
Forbedret Omkostningskontrol: Virksomheden kan ofte sætte individuelle forbrugsgrænser for hvert kort og definere, hvilke typer af forhandlere kortet kan bruges hos.
Forenklet Administration: Fjerner behovet for at administrere og udbetale refusion for en masse små udlæg.
Bedre Data: Hver transaktion kommer med detaljerede data (dato, tid, forhandler, beløb), hvilket gør den efterfølgende bogføring og analyse nemmere.
Udfordringen med Firmakort: At Matche Transaktion og Bilag
Selvom firmakort løser problemet med udlæg, introducerer de en ny udfordring: at matche hver enkelt korttransaktion med det korrekte bilag (kvitteringen).
Uden et bilag kan virksomheden ikke lovligt bogføre udgiften eller få momsfradrag. Den store opgave for bogholderiet bliver derfor at "jage" medarbejderne for at få dem til at aflevere de kvitteringer, der passer til de transaktioner, der tikker ind på firmaets kontoudtog.
Hvordan Nordflow Løser Udfordringen (kommer snart)
Moderne udlægshåndteringssystemer som Nordflow er designet til at løse netop dette problem ved at skabe en bro mellem korttransaktionen og bilaget.
Integration med Firmakort: Nordflow kan integreres med virksomhedens firmakort-leverandør. Det betyder, at hver gang et firmakort bruges, sendes transaktionsdataene automatisk og i realtid ind på medarbejderens profil i Nordflow-appen.
Automatisk Match:
Medarbejderen bruger sit firmakort til at betale for en taxa.
Kort tid efter dukker transaktionen op i medarbejderens Nordflow-app med en note: "Mangler bilag".
Medarbejderen tager et billede af taxakvitteringen med appen.
Nordflows software er intelligent nok til at matche beløbet og datoen på kvitteringen med den ventende korttransaktion. De to bliver automatisk "giftet" med hinanden.
Enkel Godkendelse og Bogføring: Det samlede, afstemte bilag (transaktionsdata + kvittering) sendes herefter igennem det normale digitale godkendelsesflow og videre til bogføring.
Resultat: En fuldautomatisk afstemningsproces, der sikrer 100% dokumentation for alle udgifter betalt med firmakort.
Relaterede Termer
Start jeres rejse mod effektiv fakturabehandling
