Hvad er Diæter?

Introduktion

Diæter, også kendt som "rejsegodtgørelse efter standardsatser", er et fast, skattefrit beløb pr. døgn, som en virksomhed kan udbetale til en medarbejder, der er på en forretningsrejse af en vis varighed. Diæternes formål er at dække de forøgede udgifter til kost (mad og drikke) og småfornødenheder (f.eks. en avis eller en flaske vand), som medarbejderen har, fordi vedkommende er væk hjemmefra. Pointen med diæter er, at medarbejderen ikke behøver at indsamle og aflevere kvitteringer for hvert enkelt måltid.

Dybdegående Forklaring: Regler og Satser

For at kunne udbetale skattefrie diæter, skal en række betingelser, fastsat af SKAT, være opfyldt:

• Rejsens Varighed: Rejsen skal vare i minimum 24 timer.

• Afstand og Overnatning: Rejsen skal gå til et sted, hvor medarbejderen ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl.

• Standardsatser: Diæterne udbetales efter faste standardsatser, som fastsættes årligt af Skatterådet. Der er én sats for kost og småfornødenheder og en separat (lavere) sats for logi, hvis virksomheden ikke dækker hoteludgiften direkte.

  • Eksempel (bemærk: fiktive tal, tjek altid de gældende satser): Kost-satsen for 2025 i Danmark kunne være 574 kr. pr. døgn.

• Reduktion ved Gratis Måltider: Hvis medarbejderen får et eller flere måltider betalt af arbejdsgiveren eller en forretningsforbindelse (f.eks. morgenmad på hotellet eller en forretningsfrokost), skal diæt-satsen reduceres med en fast procentsats (f.eks. 15% for morgenmad, 30% for frokost, 30% for aftensmad).

Hvorfor bruges Diæter?

• Administrativ Forenkling: Den helt store fordel er, at det fjerner administrationen forbundet med at skulle håndtere, kontrollere og bogføre et stort antal små kvitteringer for mad og drikke.

• Skattefri Fordel for Medarbejderen: Diæterne er en skattefri indkomst for medarbejderen. Hvis medarbejderen formår at spise for mindre end diæt-satsen, er "overskuddet" en personlig, skattefri gevinst.

• Forudsigelighed i Omkostninger: For virksomheden skaber det forudsigelighed i rejseomkostningerne. Man ved præcis, hvad udgiften til forplejning pr. medarbejder pr. rejsedøgn vil være.

• Standardiseret og Retfærdigt: Alle medarbejdere får det samme beløb til rådighed, uanset om de vælger at spise på en dyr restaurant eller købe en sandwich i et supermarked.

Hvordan Nordflow Håndterer Refusion af Rejseudlæg

Selvom Nordflow ikke er et specialiseret system til beregning af diæter, effektiviserer platformen refusionsprocessen for de almindelige medarbejderudlæg, der opstår på en rejse.

• Digital Indsamling af Bilag: Medarbejderen bruger Nordflow-appen til at indsende alle sine rejserelaterede udlæg (f.eks. kvitteringer for fly, hotel, taxa) løbende. Dette sikrer fuld digital dokumentation.

• Hurtig Godkendelse: Hvert udlæg sendes gennem det normale, digitale godkendelsesflow, hvilket sikrer hurtig behandling.

• Øjeblikkelig Refusion med Nordpay: Den største fordel ligger i refusionsprocessen. I stedet for at medarbejderen skal vente på den månedlige lønkørsel, kan bogholderiet refundere udlæggene, så snart de er godkendt. Det godkendte udlæg lander direkte i Nordpays betalings-dashboard og kan inkluderes i næste betalingskørsel. Det betyder, at medarbejderen modtager pengene via en direkte bankoverførsel dage efter godkendelsen, ikke uger.

Relaterede Termer

• Rejseafregning

• Udlægshåndtering

• Kørselsgodtgørelse