Nordflow ordbog
Leverandørbetaling
Hvad er en Leverandørbetaling?
Introduktion
En leverandørbetaling er den kritiske økonomiske handling, hvor en virksomhed overfører penge til en leverandør som betaling for en modtaget vare eller ydelse, baseret på en gyldig og godkendt faktura. Dette er det sidste, afgørende led i "procure-to-pay"-cyklussen. Processen involverer ikke blot selve pengeoverførslen, men også den forudgående validering af betalingsoplysninger, sikring af korrekt beløb og reference, og den efterfølgende bogføring, der lukker den åbne post i regnskabet og sikrer, at virksomhedens finansielle status er korrekt opdateret.
Dybdegående Forklaring: Den Manuelle og Risikofyldte Proces
Den traditionelle, manuelle proces for leverandørbetalinger er en kæde af separate handlinger, hvor hvert led udgør en potentiel kilde til fejl, forsinkelser og sikkerhedsbrud.
Godkendelse: En faktura godkendes, ofte på en usystematisk måde via en e-mail-tråd eller en underskrift på et stykke papir. Dokumentationen er svær at spore, og det er svært at verificere, om den rette person har godkendt.
Login i Netbank: En medarbejder, typisk en bogholder, logger ind i virksomhedens netbank. Dette skaber en afhængighed af en specifik medarbejder og udgør en sikkerhedsrisiko, hvis adgangskoder ikke håndteres forsvarligt.
Manuel Indtastning: Betalingsoplysninger (leverandørens konto, fakturanummer/KID-linje, beløb, forfaldsdato) tastes manuelt ind fra fakturaen til netbankens betalingsformular. Dette trin er den absolut største kilde til fejl. En enkelt tastefejl kan betyde, at pengene sendes til en forkert konto, at et forkert beløb betales, eller at betalingen afvises på grund af en ugyldig reference. Konsekvensen er spildtid på fejlfinding, potentielt tab af penge og en frustreret leverandør.
Sårbarhed overfor Svindel: Denne manuelle proces er ekstremt sårbar overfor "CEO fraud" eller fakturasvindel, hvor en kriminel sender en falsk e-mail, der foregiver at være fra en direktør eller en kendt leverandør, og beder om en hastebetaling til et nyt kontonummer. Uden en fastlåst, digital proces er det svært for en bogholder at gennemskue svindlen.
Godkendelse i Bank: Betalingen skal muligvis godkendes af en anden person i banken, hvilket tilføjer endnu et ventetids-element og kræver, at endnu en person skal logge ind i et separat system.
Bogføring: Efter betalingen er gennemført, skal bogholderen huske at gå tilbage til regnskabssystemet og manuelt markere fakturaen som betalt. Glemmer man dette, vil regnskabet vise en forkert, for høj leverandørgæld, og man risikerer at betale den samme faktura to gange.
Hvorfor er en Sikker og Automatiseret Betalingsproces Vigtig?
At investere i en sikker og integreret betalingsproces er ikke en luksus, men en fundamental forretningsmæssig nødvendighed.
Undgå Kostbare Fejl: Manuelle tastefejl er ikke bare irriterende; de er dyre. En forkert betaling kan tage timer eller dage at spore og rette op på. I værste fald kan pengene være tabt for altid. En automatiseret proces, der genbruger de allerede verificerede data fra fakturaen, eliminerer denne risiko.
Robust Sikkerhed mod Svindel: En integreret proces, hvor betalingsdata er låst til den godkendte faktura, og hvor betalinger kræver MitID-godkendelse, skaber et stærkt bolværk mod svindelforsøg. Systemet vil gøre det tydeligt, hvis der pludselig anmodes om en betaling til et kontonummer, der ikke matcher leverandørens stamdata.
Markant Øget Effektivitet: Den manuelle proces er en tidsrøver, der involverer konstante skift mellem systemer (e-mail, regnskabsprogram, netbank). Ved at samle alt i ét system frigøres værdifulde timer i bogholderiet, som kan bruges på analyse, rapportering og andre værdiskabende opgaver.
Rettidighed og Stærke Leverandørrelationer: En besværlig proces fører uundgåeligt til forsinkelser. At betale sine leverandører til tiden er ikke kun god stil; det er afgørende for at opretholde et godt forhold, sikre stabile leverancer og bevare en stærk forhandlingsposition. En historik som pålidelig betaler kan endda give adgang til bedre priser og vilkår.
Leverandørbetaling med Nordflow (Nordpay)
Nordflow revolutionerer hele processen ved at integrere betalingen dybt i fakturaflowet via modulet Nordpay, hvilket skaber et lukket og sikkert kredsløb.
Ét System, Én Sandhed, Én Proces: Når en faktura er færdigbehandlet og godkendt i Nordflow, er den klar til betaling med et enkelt klik i det samme interface. Brugeren behøver ikke at forlade systemet, logge ind andre steder eller flytte data manuelt. Fakturaen er den "eneste kilde til sandhed".
Ingen Manuel Indtastning = Nul Fejl: Nordflow genbruger de data, der er blevet digitalt aflæst og verificeret fra fakturaen, til automatisk at oprette betalingen. Leverandørens bankoplysninger hentes fra stamdata. Dette eliminerer den menneskelige faktor og dermed risikoen for tastefejl fuldstændigt.
Indlejret Høj Sikkerhed: Betalinger godkendes typisk med MitID Erhverv direkte i Nordflow-platformen. Det afgørende er, at godkendelsen er direkte knyttet til den specifikke, underliggende faktura. Godkenderen kan se præcis, hvad der betales for, hvilket skaber en sikker, sporet og kontekstafhængig proces.
Automatisk og Øjeblikkelig Bogføring: Når betalingen er gennemført i banken, modtager Nordflow en tilbagemelding og sørger for, at betalingen øjeblikkeligt og automatisk bliver bogført i dit integrerede regnskabssystem. Fakturaen markeres som betalt, og din leverandørsaldo er ajourført. Dette "lukkede kredsløb" sikrer, at dit regnskab altid afspejler den reelle økonomiske situation.
Relaterede Termer
Start jeres rejse mod effektiv fakturabehandling
